Encomiendas: que hay que tener en cuenta al prepararlas y despacharlas

empaques y embalajes para encomiendas

Para quienes envían una encomienda por primera vez, puede resultarles muy útil consultar ésta guía.

 

Si nunca antes envió una encomienda por correo u otro tipo de empresa de transporte  de carga aquí le diremos como debe hacerlo y como preparar lo que debe enviar.

La encomienda es diferente a la carta porque suele ser de más grande y se trata enviar  alguna cosa o cosas muy diferentes en tamaño y peso a una o unas hojas de papel.

Lo que primero hay que hacer es decidir si enviaremos el encargo por una empresa postal, por un servicio de transporte de encomiendas puerta a puerta o en empresa de transporte de pasajeros.

Respecto a los servicios de correo convencional, podemos llevar lo que deseamos enviar y ver sin conviene mandarlo en algún  embalaje ya pre definido por ellos: con  el precio calculado por dimensiones y con un límite de peso (generalmente son cajas, hay sobres especiales para cosas más pequeñas como C.D, o tubos pasticos para documentación u otros), si el peso límite se supera se cobra un costo adicional por el exceso. En caso de no optar por los empaques ofrecidos por la empresa, se puede armar el “bulto”.

Para preparar el paquete debemos buscar una caja de cartón capaz de contener lo deseado. En caso de que sea algo frágil conviene rodear él encargue con telas, algunos bollos de papel, ropa vieja, bolsas y todo lo que se le ocurra que lo proteja. Luego sellamos muy bien el contenedor, en lo posible con cinta para embalar gruesa. En la caja vamos a indicar que hay que tratarla con cuidado poniendo, frágil y si es necesario flechas indicando la posición en que debería transportarse. Luego se debe rotular con letra clara y grande los datos de quien lo envía y de quien lo recibe.

En el caso de objetos más importantes, como por ejemplo muebles o piezas de automóvil por ejemplo, la misma empresa le embala el envío con films y precintos especiales.

Ahora el paquete está listo para ser pesado y medido para calcular cuánto costará su envío. Generalmente se puede optar por diferentes opciones para mandarlo: con acuse de recibo, sin acuse de recibo, más o menos rápido.

Siempre debe corroborar que queden claros el destinatario (quien espera la entrega) y el emisor (quien lo despacha), así como también constatar la factura o comprobante de envío y, en caso de solicitar un envío express  o de tratarse de un objeto de considerable valor, exigir el ticket para constatar la trayectoria del mismo. Esto es común en muchas empresas: el sistema de seguimiento por internet con un código que deja saber en qué punto del recorrido se encuentra el paquete (más aún si las distancias son muy largas es conveniente para su tranquilidad), cuando lo carga en el sitio de la empresa.

Por último es recomendable tener siempre a mano los comprobantes de envío en caso de que surgiera alguna eventualidad o demora, o por si fuera a extraviarse la correspondencia y deba cobrarse el seguro.


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